Exemples

Pour en savoir plus sur la façon dont nous pouvons vous faire réaliser des économies, nous vous proposons de découvrir quelques cas concrets.

Exemple 1 : Cabinet d’Avocats à Bruxelles

10 associés et 15 collaborateurs assistés de 9 secrétaires utilisent des intérimaires en cas de maladie et pendant les congés des secrétaires.

Ce bureau a décidé de ne pas renouveler le contrat de 2 secrétaires et de ne pas remplacer une troisième qui était partante.
Les 6 secrétaires restantes se partagent les tâches les plus importantes (la gestion des agendas, la prise des rendez-vous, l’établissement du planning des réunions ou conférences, la mise en page de documents, l’accueil clientèle…).
Le travail de dactylographie des 3 secrétaires partantes et en partie des 6 autres a été délégué à Assistance Virtuelle.
Des essais sont entrepris pour permettre aux 15 collaborateurs de ne plus taper leur projet de contrat mais de les dicter et de nous les envoyer. Le bureau évite ainsi de payer des collaborateurs 65 euros de l’heure pour taper leur texte…!
Aucun investissement n’a été budgétisé (hormis des frais d’informaticien pour l’envoi et réception et la sauvegarde des documents dans leur système central informatique). L’économie annuelle se chiffre à 68.000 euros de salaire et 27.000 euros de coûts indirects Nous pouvons absorber le surplus de travail qui était auparavant confié à une société d’intérimaires.
Ce bureau qui traite quelques gros dossiers dans l’international a pris l’habitude de faire dactylographier les PV de réunions afin de les faire signer par ses clients de manière à éviter toutes contestations sur ce qui a été décidé.
Nous établissons également les minutes de leur réunion de direction.
Le fait de pouvoir transcrire aussi bien en français qu’en anglais a aussi été un avantage significatif (nos secrétaires sont toutes bilingues).

Exemple 2 : Transcription des rapports médico-légaux en médecine d’expertise

17 médecins, 10 secrétaires dont 5 sont indépendantes.

Une secrétaire est affectée à l’accueil téléphonique pour la prise de rendez-vous et à la gestion des agendas pour la fixation des expertises médicales.
Les 4 autres secrétaires tapent les rapports d’expertise et le courrier aux clients, aux compagnies d’assurance et aux différents intervenants aux dossiers.
Les 5 secrétaires indépendantes reçoivent du travail en fonction de la charge de travail.
3 secrétaires indépendantes sont occupées à temps plein.

Notre proposition :

Les 4 secrétaires se recentrent sur le contrôle et la mise en page des documents, sur les dictées urgentes et sur les confirmations écrites de rendez-vous (courrier journalier).
Nous reprenons la charge de dactylographie des secrétaires indépendantes en affectant 4 assistantes spécialisées dans le domaine médical à la dactylographie des rapports médicaux.

L’économie annuelle se chiffre à 85.000 euros.

Exemple 3 : Dans une clinique

Remplacement des dactylos dans les unités de soins par un pool de dactylos commun à toutes les unités.

Il y a quelques années, chaque médecin spécialiste avait sa secrétaire personnelle qu’il avait du mal à employer à temps plein.
Cette clinique a proposé à ses spécialistes de créer un pool de secrétaires et de supprimer le poste de secrétaire personnelle attachée à un service ou un médecin précis.
Le médecin utilise un dictaphone numérique et envoie au pool de secrétaires ses dictées par internet. La clinique a divisé ses frais de dactylographie par deux.
En collaborant avec Assistance Virtuelle, la clinique a franchi un pas supplémentaire (suppression du travail intérimaire, économie sur les postes de travail, sur l’équipement, l’énergie, l’ONSS…) et a réduit à nouveau la facture de 50%.
Les frais ont été ainsi divisés par quatre en quelques années.

Exemple 4 : Transcription pour un expert en dentisterie

De temps en temps une compagnie d’assurances lui confie en tant que sapiteur la mission d’évaluer le dommage corporel subi.
Nous avons pris en charge la dactylographie de ses rapports d’expertise. Le coût de 12 heures de travail par mois est de 216 € toutes taxes comprises.

Exemple 5 : Encodage des cartes de visites

Un grand constructeur automobile reçoit lors des salons un nombre invraisemblable de cartes de visite, qui doivent être encodées pour un mailing de suivi.
Les cartes de visite sont envoyées en vrac par courrier express et Assistance Virtuelle s’occupe de l’encodage et de la mise en base de données.

Exemple 6 : Encodage ponctuel des données publicitaires

Un producteur de café à dosettes lance régulièrement des campagnes publicitaires, pendant lesquelles il reçoit des bons d’achat ou de réduction avec les données de clients potentiels.
Nous recevons ces bons (encore en enveloppes fermées) par courrier express, nous les encodons et les renvoyons dans la forme demandée par le client.

Exemple 7 : Bureau d’experts automobiles

2 experts débutants sans secrétaire.

Ils avaient l’habitude de taper eux-mêmes leurs rapports d’expertise à deux doigts.
Ils ne peuvent se permettre la première année de supporter des frais de personnel importants.
Ils font appel, quand le retard s’accumule, à une secrétaire indépendante, qui n’est pas toujours disponible.
Le temps qu’ils passent à taper ; c’est le temps qu’ils ne passent pas à remplir leur mission. Résultat : en plus du retard à combler, c’est le stress qui s’introduit dans leur vie professionnelle.

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Exemple 8 : Transcription des rapports pour un expert immobilier

Exemple 9 : Encodage des commandes de produits de beauté

Une marque française de vente à distance de produits de beauté reçoit ses commandes par poste et par fax.
Ces commandes sont scannées et envoyées à Assistance Virtuelle qui les encode directement sur le serveur du client.

Exemple 10 : Enregistrement des conférences chez un fabricant de bières

Ce fabricant organise deux fois par semaine des vidéo-conférence avec ses succursales partout dans le monde.
Les minutes des réunions sont transcrites à partir des enregistrements en anglais qui nous sont envoyés sous formes de fichiers numériques vocaux.

Exemple 11 : Encodage des données comptables

Un bureau de comptabilité renommé a des difficultés à trouver des encodeurs motivés.
En plus, le coût facturé pour l’encodage des pièces est élevé.
En réalité, c’est le gestionnaire du dossier qui a un diplôme d’expert comptable qui encode lui-même les pièces et à son tarif horaire. Son client n’est pas d’accord avec son tarif.
Ils ont décidé d’externaliser ce service et de se concentrer sur leur core business qui est l’analyse des données comptables.
Assistance Virtuelle reçoit les pièces scannées par le bureau de comptabilité, accède par internet directement sur le site du comptable sur lequel figurent les logiciels comptables de leurs clients afin d’encoder directement sur ces logiciels les factures de vente et d’achat, les salaires et les financiers.
Le bureau comptable a ainsi diminué ses prix facturés pour l’encodage et a résolu son problème de recrutement.